Règlement intérieur modifié en Assemblée Générale du jeudi 27 février 2025 |
REGLEMENT INTERIEUR
Le présent règlement intérieur a pour but de préciser les différentes stipulations des statuts de l’Amicale, le fonctionnement des clubs, des sections et des activités diverses.
Ce règlement intérieur est adopté par l’assemblée générale avec une majorité des deux tiers des membres présents.
Le conseil d’administration peut apporter au règlement intérieur des modifications, qui s’appliquent immédiatement. Celles-ci sont présentées pour ratification à la prochaine assemblée générale.
Article 1
Est considérés de fait comme membre actif de l’Amicale tout le personnel du Centre Hospitalier du Rouvray. Ces membres peuvent bénéficier des avantages proposés par l’amicale à condition de s’acquitter de la cotisation fixée par l’assemblée générale.
Peuvent adhérer :
– en qualité de membre retraité : les retraités du Centre Hospitalier du Rouvray, à condition d’acquitter une cotisation fixée par l’assemblée générale.
– en qualité de membre ayant-droit : les conjoints et enfants de plus de 18 ans des membres du personnel et des retraités du Centre Hospitalier du Rouvray, à condition d’acquitter une cotisation fixée par l’assemblée générale.
– en qualité de membre extérieur : les personnes extérieures, à condition d’acquitter une cotisation fixée par l’assemblée générale.
– en qualité de membre d’honneur : toutes les personnes physiques ou morales en raison de l’intérêt qu’elles portent ou ont porté au rôle de l’Amicale. Ce titre est décerné par le conseil d’administration.
– en qualité de membre honoraire et bienfaiteur : toutes les personnes physiques et morales de droit public ou de droit privé. Leur contribution peut être financière (souscription en espèces, aides en nature etc…) Une carte annuelle de membre honoraire leur est délivrée.
Peuvent également bénéficier des avantages de l’Amicale, les étudiants de l’I.F.S.I. du C.H. du Rouvray et les actifs des établissements gérés par le CH du Rouvray à condition d’acquitter une cotisation fixée par l’assemblée générale.
Article 2
La qualité de membre de l’Amicale se perd :
– pour les membres du personnel : par le départ de l’établissement ou par décès,
– pour les retraités : par non-paiement de la cotisation ou par décès
– pour les ayants-droits : par non-paiement de la cotisation ou par décès.
– pour les extérieurs : par non-paiement de la cotisation ou par décès.
Peuvent également être radiés, tous les membres ayant commis un acte grave envers l’Amicale. L’intéressé est invité par lettre recommandée à fournir des explications devant le bureau de l’Amicale.
Article 3
Les ressources de l’Amicale comprennent :
– La subvention du Centre Hospitalier du Rouvray.
– Le paiement de la carte Pass qui ouvre le droit aux avantages et différentes activités.
– Le paiement des cotisations liées aux différentes activités.
– Les subventions diverses et les contrats publicitaires.
– Les produits des différentes activités organisées.
– Les dons.
Article 4
L’Amicale du personnel est administrée par un conseil d’administration composé de 15 à 22 membres.
a) Membres actifs dans la limite de 12 à 18 administrateurs.
Sont éligibles et électeurs les membres du personnel du Centre Hospitalier du Rouvray.
Les membres actifs élus au conseil d’administration pour six ans, sont renouvelables tous les deux ans par tiers.
La première année, les membres sortants sont désignés par le sort.
En cas de vacance de poste, le conseil d’administration pourvoit au remplacement de ses membres par les candidats ayant obtenu le meilleur résultat, avec au minimum 50% des voix plus une, lors de la précédente élection. Ce mandat prend fin à la période où devait normalement expirer le mandat des membres remplacés.
b) Membres retraités dans la limite de 4 administrateurs.
Sont éligibles et électeurs les membres retraités du C.H. du Rouvray à jour de leurs cotisations.
Les membres retraités élisent leur conseil de Section composé de 12 à 15 membres et ce conseil élit un bureau de 4 membres (un Président, un Vice-Président, un Trésorier et un secrétaire).
Les membres élus pour six ans sont renouvelés tous les deux ans par tiers.
La 1ere année, les membres sortants sont désignés par le sort.
En cas de vacance de poste, la Section pourvoit au remplacement de ses membres par les candidats ayant obtenu le meilleur résultat, avec au minimum 50% des voix plus une, lors de la précédente élection. Ce mandat prend fin à la période où devait normalement expirer le mandat des membres remplacés.
Le Président, le Vice-président, le Trésorier et le Secrétaire du conseil de Section des retraités sont membres de droit du conseil d’administration de l’Amicale du Personnel Hospitalier du Rouvray.
c) Le conseil d’administration élit tous les deux ans un bureau de 6 membres comprenant :
Un Président
Le Président est obligatoirement un membre actif. Il est le responsable moral et juridique de l’Association. Si le Président part en retraite au cours du dernier trimestre de l’année, il peut conserver son mandat jusqu’à l’assemblée générale la plus proche.
Il convoque avec le secrétaire, les assemblées générales, les conseils d’administration et toutes autres réunions statutaires.
Il propose le projet associatif ou projet d’activité de l’Association après accord du conseil d’administration.
Il engage les dépenses au vu du budget prévisionnel et après décision du conseil d’administration.
Il impulse une culture de l’évaluation du projet d’activité.
Il assure les relations de l’Association avec des instances ou des institutions locales, départementales, régionales et nationales ainsi qu’avec les organismes ou sociétés avec lesquelles l’Association est en rapport.
Il doit se tenir informé du fonctionnement de toutes les sections, clubs et activités diverses.
Le Président est en charge de la communication.
Un Vice-Président
Le Vice-Président seconde le Président qu’il supplée en cas d’empêchement avec les mêmes pouvoirs dans toutes ses fonctions.
En cas de vacances de poste du Président, le Vice-Président peut remplacer provisoirement le Président dans l’attente de l’élection d’un nouveau Président.
Le Vice-Président a en charge le suivi et le bon fonctionnement des clubs sections et activités diverses (CSA).
Un Secrétaire
Le Secrétaire est responsable des convocations et de la rédaction des procès-verbaux.
Un Secrétaire-adjoint
Le Secrétaire-Adjoint seconde le Secrétaire. En cas d’empêchement de celui-ci il supplée avec les mêmes pouvoirs dans toutes ses fonctions.
Il a en charge la conservation des archives.
Un Trésorier
Le Trésorier effectue des opérations financières de l’A.P.H.R., il tient la comptabilité et la tenue des fichiers des adhérents.
Il est chargé des paiements des dépenses engagées par le Président et fait encaisser les sommes dues à l’A.P.H.R.
Il est chargé d’effectuer des placements après décision du conseil d’administration.
Il prépare et soumet à la discussion du conseil d’administration les comptes semestriels, annuels et les documents, états, tableaux qui s’y rattachent.
Il présente à l’assemblée générale un rapport annuel sur la situation financière de l’A.P.H.R.
Un Trésorier-adjoint
Le Trésorier-adjoint seconde le Trésorier. En cas d’empêchement de celui-ci, il le supplée avec les mêmes pouvoirs dans toutes ses fonctions.
d) Vacances de poste :
En cas de vacances de poste d’un membre du bureau, le conseil d’administration élit un nouveau membre dans la fonction laissée vacante au conseil d’administration le plus proche.
e) Le rôle du bureau :
Le bureau se réunit au moins trois fois par an, sur convocation du Président.
Le bureau est chargé :
– de la rédaction des procès-verbaux des conseils d’administration et des assemblées générales à partir du compte rendu du secrétaire,
– de l’élaboration des ordres du jour des conseils d’administration et des assemblées générales,
– de régler les affaires courantes sur mandat du conseil d’administration.
f) Commission des finances :
Il est mis en place une commission des finances comprenant le Vice-Président, le Trésorier, le Trésorier-adjoint, le Secrétaire, le Secrétaire adjoint et trois administrateurs élus par le conseil d’administration.
La Commission des finances est chargée d’émettre un avis sur :
– le montant des financements accordés à chaque club, section ou activité diverse,
– le montant des demandes d’investissement et aides exceptionnelles dans le cadre d’un projet,
– l’évaluation des activités contenues dans le projet d’activités à partir des comptes annuels des clubs et sections et des bilans par activité,
– la poursuite, la réorientation ou l’arrêt d’activité ou d’action,
– le suivi des comptes annuels et l’arrêté des comptes.
Article 5
Le conseil d’administration se réunit au moins trois fois par an, sur convocation du Président ou sur la demande du quart de ses membres. Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante.
Les membres d’honneur et les membres élus au conseil d’administration retraités peuvent siéger au conseil d’administration à titre d’auditeur.
Tout membre du conseil d’administration, y compris le Président, qui sans excuse n’aura pas assisté à trois réunions consécutives, sera considéré comme démissionnaire.
Le conseil d’administration ne peut siéger valablement que si la moitié au moins des membres élus sont présents.
Le conseil d’administration se prononce sur l’approbation :
– des procès-verbaux,
– des conventions,
– des financements des clubs, sections ou activités diverses,
– du montant de la cotisation ouvrant droit aux avantages et différentes activités,
– des contrats publicitaires,
– de l’arrêté des comptes de l’association,
– du projet annuel d’activité et du budget prévisionnel,
– de l’évaluation du projet annuel d’activité,
– des demandes d’investissement et aides exceptionnelles dans le cadre d’un projet,
– des modifications statutaires,
– des modifications du règlement intérieur.
Article 6
Dans le cadre de la convention entre le Centre Hospitalier du Rouvray et l’APHR, une réunion a lieu une fois par an avec le Directeur du Centre Hospitalier du Rouvray, pour faire le point sur les activités et les comptes annuels de l’Amicale.
Article 7
L’assemblée générale se compose des membres actifs et des membres retraités du CH du Rouvray, des membres d’honneurs et des membres honoraires. Tout membre actif ou retraité peut, s’il le désire, demander par écrit au Président que soit inscrite à l’ordre du jour, toute question relevant de celle-ci, huit jours avant la date de l’assemblée générale.
Peuvent assister à titre d’auditeur les membres actifs et retraités extérieur, les membres ayants-droits et les membres actifs des établissements gérés par le CH du Rouvray ceux-ci n’auront pas le droit de décision lors de l’assemblée générale.
Quinze jours au moins avant la date fixée, les membres actifs du CH du Rouvray et retraités du CH du Rouvray à jour de leur cotisation sont convoqués par les soins du Président. L’ordre du jour est indiqué sur les convocations.
Le Président, assisté des membres du bureau préside l’assemblée générale et expose la situation morale de l’Amicale. Le trésorier rend compte de sa gestion et soumet le bilan à l’approbation de l’assemblée générale.
Ne devront être traitées lors de l’assemblée générale ordinaire, que les questions soumises à l’ordre du jour.
Le rôle de l’assemblée générale :
L’assemblée générale se prononce sur :
– l’approbation des procès-verbaux,
– les modifications statutaires,
– les modifications du règlement intérieur,
– le projet annuel d’activité, son évaluation et le budget prévisionnel,
– les montants des cotisations ouvrant droit aux différents avantages et activités,
– l’arrêté des comptes annuels de l’association,
– la dissolution de l’association.
– désignation des membres de la commission de contrôle,
– désignation des scrutateurs pour les élections des actifs et des retraités.
Article 8
Sur demande de 25 % des membres inscrits, le Président peut convoquer une assemblée générale extraordinaire, suivant les formalités prévues par l’article 7.
Article 9
En cas de dissolution prononcée par les deux tiers au moins des membres présents à l’assemblée générale, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l’actif, s’il y a lieu est dévolu conformément à l’article 7 de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 Août 1901.
Article 10
Pour développer les liens sociaux, les liens culturels, les activités sportives et les activités de loisirs, il est créé une Section de retraités et un club ou une section par activité.
Chaque club ou section élit ses responsables, le président et le trésorier sont obligatoirement membre actif ou retraité du C.H. du Rouvray. Une convention est établie entre les clubs et l’APHR quand ceux-ci ont leurs propres statuts.
Article 11
Financement :
a) Avantage et activités diverses :
La cotisation de la carte Pass ouvrant droit aux avantages et activités diverses a été fixé à 3 €uro par le conseil d’administration du 28 novembre 2024 pour les agents du CH du Rouvray
Une cotisation supplémentaire est appliquée au prix de la carte Pass pour les retraités, les ayants-droits, les membres actifs des établissements gérés par le CH du Rouvray, les membres extérieurs actifs ou retraités et ayants droits, retraités des établissements gérés par le CH du Rouvray.
Cotisation Carte Pass :
| Agents CH du Rouvray Carte Pass : 3.00€ |
| Agents Actif des établissements gérés par le CH du Rouvray Carte Pass : 5.00€ |
| Retraités du CH du Rouvray Carte Pass : 15.00€ |
| Ayants droit CH du Rouvray (conjoint et enfants +18 ans) Carte Pass : 18.00€ |
| Extérieurs (Actif, retraités, ayants droit et retraités des établissements gérés par le CH du Rouvray, autres établissements hospitalier) Carte Pass : 21.00€ |
b) clubs et sections :
Une cotisation minimum a été fixée par le conseil d’administration à 20 €uros (y compris la carte Pass à 3€uros) pour les agents du CH Rouvray, les retraités et les ayants-droits.
Une cotisation minimum a été fixée par le conseil d’administration à 20 €uros (y compris la carte Pass à 5€uros) pour les agents actifs des établissements gérés par le CH du Rouvray
Pour les membres extérieurs dans la limite de 50 % de l’effectif, les agents et les retraités du CHU, une majoration minimum de 10 €uros est appliquée.
Cotisation minimum Clubs et Sections avec carte Pass
| Paiement cotisation minimum | Cotisation carte Pass | Cotisation propre au club ou section | |
| Agents CH du Rouvray | 20€ | 3€ | 17€ |
| Retraités CH du Rouvray | 20€ | 15€ | 5€ |
| Ayants droit CH du Rouvray | 20€ | 18€ | 2€ |
| Actifs des établissements gérés par le CH du Rouvray | 20€ | 5€ | 15€ |
| Extérieurs et autre établissement hospitalier | 20€ + 10€ | 21€ | 9€ |
* Gratuité pour les enfants mineurs des actifs ou retraités CH du Rouvray à condition que l’adhérent soit à jour de ses cotisations.
Un financement pour le fonctionnement peut être alloué à chaque club, section et activité diverse en fonction de la nature de son activité (voir fiches des sections et des activités diverses et conventions avec les clubs qui sont parties intégrantes du règlement intérieur).
Chaque année, les clubs, les sections et activités diverses feront parvenir leur rapport d’activité et leurs comptes. Ils proposeront sur des formulaires spécifiques les prévisions d’activité ainsi que leur contenu et leur budget prévisionnel.
L’ensemble des documents sera adressé au Trésorier de l’Amicale chaque année.
En cas de non-retour dans les délais prévus de ces différents documents, le financement par l’APHR pour l’année à venir sera suspendu.
Le financement des clubs, sections et activités diverses se fera :
– sous forme de prise en charge des frais de fonctionnement référencés, sur une partie de la subvention annuelle du C.H. du Rouvray qui est déterminée par le conseil d’administration de l’APHR. Cette prise en charge est exprimée en pourcentage,
– par des ressources propres aux clubs, sections et activités diverses : les cotisations, les produits des différentes activités organisées, les dons, les contrats publicitaires après avis de la commission des finances et accord du conseil d’administration de l’APHR.
– dans le cadre de projets pluriannuels (3 ans), sous forme de demande d’investissement et d’aides exceptionnelles sur le fonds spécial créé à cet effet. Ces demandes feront l’objet d’un examen pour avis par la commission des finances, le conseil d’administration de l’APHR prendra la décision.
Le budget de fonctionnement de chaque club, section et activité diverse devra être élaboré à partir de référencements propres à chaque club, section et activité diverse. Les référencements sont arrêtés par le conseil d’administration de l’APHR après avis de la commission des finances.
En fin d’exercice comptable, les sommes provenant des cotisations et des ressources propres aux clubs, sections et activités diverses leur resteront acquises.
Au cas où le montant de la prise en charge par l’APHR sur les frais de fonctionnement référencés a été surévalué, le reliquat sera reversé à l’APHR pour alimenter le fond spécial destiné aux investissements et aux aides exceptionnelles.
En cas d’arrêt d’activité d’un club ou d’une section sur décision de leurs adhérents ou sur décision du conseil d’administration de l’APHR, après avis de la commission des finances, l’actif financier et mobilier est récupéré par l’APHR.
En ce qui concerne la Section des retraités, le fonctionnement en est assuré par les cotisations des adhérents et de leurs ayants droit, ainsi que par les produits des différentes manifestations qu’elle organise. L’Amicale encaisse les cotisations des retraités et de leurs ayants droit et les reverse l’année suivante à la Section des retraités. Pour les retraités extérieurs l’APHR reverse 50% de la carte Pass à la section des retraités.
A l’identique des clubs et sections, la Section des retraités devra élaborer en conseil de section son rapport d’activité, bilan, activités prévisionnelles et budget prévisionnel et les faire parvenir au Trésorier de l’Amicale chaque année.
Une réunion du conseil d’administration, élargie à la Section des retraités et aux responsables de clubs, de sections et activités diverses se tiendra en début d’année pour discuter notamment des budgets, des activités de l’année écoulée et des activités prévu.
Le premier conseil d’administration de chaque année qui suit l’assemblée générale déterminera le financement alloué à chaque club, section et activité diverse sur proposition de la commission des finances.
Article 12
La Section des retraités, les clubs et les sections se doivent de tenir une comptabilité manuelle sur un cahier de comptabilité ou sur un tableau informatisé.
Pour la Section des retraités, les clubs, les sections et les activités diverses qui organisent des sorties, des voyages ou des manifestations diverses, un budget prévisionnel et un bilan feront l’objet d’un examen par le conseil d’administration.
Le Trésorier présentera en conseil d’administration au moins une fois par semestre les comptes de l’APHR.
Article 13
L’Amicale a contracté :
– une assurance responsabilité civile (capital décès et invalidité pour ses administrateurs).
– une assurance concernant les activités sportives et de loisirs.
Les contrats sont à la disposition des membres dans les locaux de l’Amicale.
Article 14
Le responsable d’un club, d’une section ou d’une activité diverse peut à sa demande rencontrer ou adresser un courrier au directeur du C.H. du Rouvray au sujet de son activité ou projet.
Cette rencontre ou courrier doit être validé par le président ou le vice-président dans un souci de transparence et de maîtrise des échanges avec l’administration, Il est entendu que l’Amicale est un ensemble de clubs et de sections diversifiés et solidaires qui sont réunis dans un dessein commun non lucratif. Chaque club ou section se doit de s’engager à participer aux actions communes, exemple : tombola, soirée APHR, journées du souffle, etc… pour développer des activités sportives, de loisirs et de culture pour le personnel et les retraités du C.H. du Rouvray.
Article 15
Les locaux de l’Amicale sont mis à disposition par le C.H. du Rouvray.
La Section des retraités, les clubs, les sections et les activités diverses peuvent utiliser les locaux pour leurs activités et leurs réunions, selon un calendrier établi en début d’année.
Les locaux sont assurés par l’Amicale pour toutes les activités des clubs, des sections et des activités diverses, mais ne sont pas assurés pour des besoins personnels.
En cas d’utilisation personnelle par un administrateur ou un membre d’honneur, une assurance doit être souscrite auprès de son assureur et l’attestation remise à l’Amicale au moment de la réservation.
Les prêts de salle font l’objet d’un dédommagement en faveur de l’Amicale, qui sert à couvrir les frais inhérents à l’entretien des locaux et au renouvellement du matériel mis à disposition. Les montants sont arrêtés chaque année par le conseil d’administration et le prêt de salle fait l’objet d’un suivi budgétaire deux fois par an.
Les locaux sont prêtés exclusivement aux administrateurs, aux membres d’honneurs de l’A.P.H.R. et aux membres du conseil d’administration de la Mutuelle du Personnel.
La présence de l’administrateur qui a demandé le prêt de la salle est obligatoire le jour de son utilisation.
Le nettoyage hebdomadaire des locaux est assuré tous les vendredis par un tiers rémunéré, la prise en charge des frais est supportée à raison de deux heures
En cas d’utilisation personnelle de la salle, un nettoyage est effectué le lundi et pris en charge par le budget prêt de salle.
Après chaque activité ou prêt les locaux doivent être rangés et nettoyés dans la même configuration lors de la remise des clefs par la secrétaire.
Article 16
Le présent règlement intérieur présenté au conseil d’administration du Jeudi 14 Janvier 1999 et ratifié par l’assemblée générale du Mercredi 20 Janvier 1999 est applicable à compter du 21 Janvier 1999 et s’impose à tous les membres de l’Amicale au même titre que les statuts. Il en est de même des modifications adoptées par le conseil d’administration au cours de ses séances ultérieures.
Le tableau de l’article 10 (sur le montant des cotisations)de ce présent règlement intérieur a été modifié et adopté par le conseil d’administration du 13 Janvier 2000. Cet article a été ratifié par l’assemblée générale du Jeudi 20 Janvier 2000.
Le tableau de l’article 10 (sur la carte voyages) de ce présent règlement intérieur a été modifié et adopté par le conseil d’administration du Jeudi 6 Avril 2000. Cet article a été ratifié par l’assemblée générale du Jeudi 25 Janvier 2001.
Les articles 1, 4, 10, 11, 12 et 13 de ce présent règlement intérieur ont été modifiés par le conseil d’administration du jeudi 6 septembre 2001 et ratifiés par l’assemblée générale extraordinaire du jeudi 4 octobre 2001.
Le tableau de l’article 10 (sur le montant des cotisations)de ce présent règlement intérieur a été modifié et adopté par le conseil d’administration du 10 Décembre 2001. Cet article a été ratifié par l’assemblée générale du jeudi 17 janvier 2002.
Le 5ème alinéa de l’article 10 et le 3ème alinéa de l’article 11 de ce présent règlement intérieur ont été modifiés par le conseil d’administration du jeudi 23 septembre 2004 et ratifiés par l’assemblée générale du jeudi 27 janvier 2005.
Les articles 4 et 13 de ce présent règlement intérieur ont été modifiés par le conseil d’administration de décembre 2005. Ces articles ont été ratifiés par l’assemblée générale du jeudi 26 janvier 2006.
Les articles 3 à 8, 10 à 12 et 14 à 17 de ce présent règlement intérieur ont été modifiés par le conseil d’administration du jeudi 15 janvier 2009. Les articles 4, 5, 10 et 11 de ce présent règlement intérieur ont été modifiés par le conseil d’administration du jeudi 29 janvier 2009. Ces articles ont été ratifiés par l’assemblée générale du jeudi 19 février 2009.
Le début de l’article 11 (sur le financement des clubs, sections et activités diverses)de ce présent règlement intérieur a été modifié et adopté par le conseil d’administration du 28 janvier 2010. Cet article a été ratifié par l’assemblée générale du jeudi 25 février 2010.
Les articles 1 à 3, 4 c) et e), 5 à 10, 11 a) et b), et 12 à 14 de ce présent règlement intérieur ont été modifiés par le conseil d’administration du jeudi 6 février 2025. Ces articles ont été ratifiés par l’assemblée générale du jeudi 27 février 2025.